Kinh nghiệm chuyển văn phòng

Tổng hợp kinh nghiệm chuyển văn phòng từ A-Z không được bỏ lỡ

Chuyển văn phòng có thể nói là nỗi ám ảnh của nhiều doanh nghiệp vì mất nhiều thời gian, tốn nhiều công sức của nhân viên và có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp

Bạn đang bối rối không biết phải bắt đầu từ đâu?

Bạn không biết nhận diện đơn vị chuyển văn phòng uy tín, chất lượng?

Bạn không biết lên kế hoạch vận chuyển như thế nào?

Đừng lo lắng, bộ kí kiếp chuyển văn phòng từ A-Z này sẽ tháo gỡ mọi khó khăn của Bạn khi chuyển văn phòng

I- Tìm văn phòng mới

  • Cân nhắc việc chọn văn phòng mới

Trước khi quyết định chuyển văn phòng mới, bạn nên nghĩ về lý do tại sao bạn muốn chuyển. Có thể Bạn đang tìm kiếm một vị trí giúp bạn phát triển nguồn năng lực hoặc tạo điều kiện giúp Bạn dễ dàng tiếp cận khách hàng mục tiêu. Chuyển văn phòng là một thay đổi lớn, có thể mang đến cho Bạn nhiều cơ hội nhưng cũng có thể tìm ẩm những rủi ro trong kinh doanh. Vì vậy, Bạn nên chắc chắn rằng chuyển văn phòng là cần thiết cho doanh nghiệp của bạn.

  • Xác định yêu cầu khi chuyển văn phòng mới

Bạn nên bàn bạc với đội ngũ quản lý của mình và xác định chính xác những yêu cầu của văn phòng mới. Đây có thể là không gian làm việc lớn hơn cho nhân viên, phòng hội thảo lớn hơn, nhà kho lớn hơn hoặc nhiều không gian phục vụ việc kinh doanh hơn. Bạn nên xem xét nhu cầu của doanh nghiệp và văn phòng mới có thể giúp doanh nghiệp đáp ứng được những nhu cầu này như thế nào.

  • Vị trí của văn phòng, diện tích, ngân sách, giá thuê
  • Đặc điểm văn phòng: giao thông, thang máy, mức độ hoàn thiện, thiết kế,…
  • Các yêu cầu khác: phong thủy, tiện ích xung quanh, thương hiệu tòa nhà

Sau khi tìm được những văn phòng phù hợp với yêu cầu của Bạn, Bạn nên tham khảo ý kiến nhân viên và các bên liên quan trước khi đưa ra quyết định quan trọng, vì nó sẽ có tác động lớn đến họ. Tổ chức cuộc họp lớn với nhân viên và trình bày những văn phòng phù hợp để vận chuyển. Bạn nên thảo luận về ưu và nhược điểm của từng địa điểm và đưa hình ảnh cụ thể cho nhân viên về không gian. Khuyến khích nhân viên chia sẻ suy nghĩ và quan điểm của họ xung quanh các văn phòng tiềm năng. Nếu Bạn vẫn loay hoay tìm văn mới lý tưởng cho mình, hãy lướt qua danh sách Tổng hợp những website tìm văn phòng cho thuê uy tín, biết đâu Bạn sẽ phát hiện ra văn phòng nào thú vị đấy

  • Dự trù chi phí chuyển văn phòng

Mặc dù bạn muốn tiết kiệm chi phí vận chuyển nhưng điều này có thể dẫn đến những sai sót và mất nhiều thời gian. Làm việc với các quản lý văn phòng của bạn để đưa dự trù cho việc di chuyển. Ngân sách bao gồm các chi phí di chuyển như:

  • Chi phí vật tư chuyển văn phòng: thùng carton, băng keo, màng bao bọc,..
  • Chi phí thuê đơn vị chuyển dọn chất lượng. Để tránh những sai sót trong quá trình vận chuyển, nhiều doanh nghiệp đã chọn cách thuê các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp, uy tín. Để có thể đưa ra bảng dự trù kinh phí chính xác nhất, Bạn có thể tham khảo qua cách tính giá chuyển văn phòng của các dịch vụ chuyển nhà tại TP HCM để có thể đưa ra chi phí phù hợp.
  • Chi phí thiệt hại của công ty trong quá trình chuyển văn phòng. Bạn nên nghĩ đến việc kinh doanh sẽ hoạt động như thế nào trong quá trình di chuyển và đảm bảo rằng việc kinh doanh không bị ảnh hưởng lớn trong khi văn phòng được chuyển đến địa điểm mới.

II- Lên kế hoạch chuyển văn phòng

1. Xác định thời gian chuyển văn phòng

Không phải thời gian nào cũng thích hợp để di chuyển văn phòng vì trong thời gian chuyển văn phòng, doanh nghiệp của Bạn phải tạm ngưng hoạt động trong vài ngày. Tuy nhiên, bạn nên cố gắng lên kế hoạch di chuyển trong thời gian ảnh hưởng ít nhất đến lợi nhuận cho doanh nghiệp.Thời gian thích hợp có thể là vào tháng 1, vì sau Tết Nguyên Đán, công việc sẽ không quá nhiều

2. Lập danh sách trang thiết bị

Bạn cũng nên kiểm kê lại những đồ đạc văn phòng của bạn để xác định thiết bị nào không còn được sử dụng. Đánh dấu các thứ không còn sử dụng bằng giấy ghi chú để bạn biết rằng không cần di chuyển chúng đến văn phòng mới. Điều này sẽ giúp bạn biết được hồ sơ, thiết bị nào cần được di chuyển, thiết bị nào sẽ được bỏ đi và bổ sung thiết bị ở văn phòng mới

  • Giữ các bản kiểm kê đồ đạc chính xác của từng phòng để xác định đồ đạc nào di chuyển và đồ đạc nào không cần phải vận chuyển.
  • Các văn kiện và tài liệu của khách hàng và công ty đặc biệt rất quan trọng. Để hồ sơ không bị mất mát hoặc thất lạc trong quá trình vận chuyển, Bạn nên sao chép và lưu trữ lại các tài liệu mật hoặc tài liệu quan trọng.

Bạn có thể tham khảo danh sách kiểm kê vật dụng văn phòng tại đây

3. Lập sơ đồ chuyển dọn

Trước khi di chuyển, bạn nên thảo luận với ban lãnh đạo kế hoạch bày trí văn phòng mới. Bạn nên chú ý vị trí của từng phòng ban và cân nhắc dựa vào điều kiện thực tế sao cho quá trình làm việc hiệu quả nhất

Ví dụ: bạn có thể đặt phòng CNTT bên cạnh phòng máy chủ vì họ sẽ cần truy cập vào phòng này hơn bất kỳ phòng khác.

Bạn cũng có thể thay đổi tổ chức nhân viên trong không gian mới. Ví dụ, bạn có thể chuyển từ không gian văn phòng tách biệt sang không gian mở nhằm thúc đẩy giao tiếp và thảo luận nhiều hơn giữa các nhân viên

Ngoài ra Bạn có thể liên hệ với các đơn vị thiết kế hỗ trợ để không gian làm việc sáng tạo và độc đáo hơn nhưng vẫn phù hợp với công việc và nhân viên

4.Chọn giải pháp chuyển văn phòng

Sau khi quyết định được thời gian và cách bố trí văn phòng mới, Bạn phải cân nhắc đến giải pháp chuyển văn phòng. Hiện nay có rất nhiều dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói giá rẻ TPHCM để Bạn lựa chọn. Bạn sẽ phải quyết định việc để nhân viên tự chuyển hay thuê các đơn vị chuyển dọn. Nếu thuê đơn vị chuyển văn phòng thì sẽ chọn gói dịch vụ nào là phù hợp. Hiện tại các công ty chuyển văn phòng sẽ đưa 2 phương án cho Bạn lựa chọn: chuyển văn phòng trọn gói hay chỉ thuê xe tải để chuyển văn phòng.

  • Chuyển văn phòng trọn gói: Nhân viên chuyển dọn sẽ đóng gói, bao bọc tất cả vật dụng, vận chuyển và lắp đặt khi đến văn phòng mới
  • Thuê xe tải: Nhân viên công ty sẽ phân loại và đóng gói trước, nhân viên chuyển dọn chỉ đến và khuân vác lên xe tải, chuyển đến văn phòng mới.

Hãy tham khảo 3 công ty chuyển văn phòng uy tín tại TPHCM để có thể đưa ra lựa chọn phù hợp.

5. Phân chia công việc cho từng người

Bạn hãy cố gắng lên kế hoạch ít nhất sáu tháng đến mười hai tháng trước khi di chuyển, đặc biệt là nếu bạn định chuyển một văn phòng lớn với một số lượng lớn nhân viên. Bạn nên chọn một người chủ chốt, chịu trách nhiệm chính mọi công việc chuyển văn phòng, hoặc Bạn có thể đề nghị một vài cá nhân trong các vị trí quản lý điều hành việc chuyển dọn. Giao nhiệm vụ cho nhân viên sẽ đảm bảo việc chuyển dọn không có quá nhiều trở ngại

Người lãnh đạo việc chuyển văn phòng nên là người đủ quyền hành để đưa ra quyết định và phân công công việc. Người lãnh đạo sẽ phải phân công hợp lý các công việc cho nhân viên như: Tìm công ty chuyển văn phòng, mua thùng carton để đóng gói, thanh lý trang thiết bị không còn sử dụng,… Hãy đảm bảo rằng người này có thể động viên và giao tiếp tốt với các nhân viên khác, vì họ sẽ cần phải nói chuyện với nhân viên, người môi giới và các bên liên quan về việc di chuyển.

  • Bạn nên chia sẻ ngân sách việc di chuyển với nhân viên để họ biết chi phí mà công ty đã phải bỏ ra khi di chuyển. Đảm bảo bạn có thể kiểm tra tiến độ công việc định kỳ với nhóm vận chuyển, nếu bạn không ở trong nhóm.
  • Bạn cũng có thể dùng vai trò hiện tại trong công ty để xây dựng một nhóm chịu trách nhiệm vận chuyển. Bạn có thể chỉ định người quản lý là người điều hành quá trình chuyển dọn.

6. Lên kế hoạch chi tiết

Bảng kế hoạch chi tiết sẽ bao gồm tất cả các công việc, thời gian cụ thể, người đảm nhiệm để đảm bảo không để sót bất cứ công việc nào trong quá trình chuyển dọn. Bảng kế hoạch phải được chuẩn bị ít nhất 6-12 trước khi vận chuyển. Nếu bạn không biết bắt đầu bảng kế hoạch từ đâu, hãy tham khảo bảng kế hoạch chi tiết.

III-Tìm đơn vị chuyển nhà uy tín

1. Cách nhận diện đơn vị chuyển văn phòng uy tín

Thông thường để tìm đơn vị chuyển văn phòng uy tín, Bạn có thể hỏi bạn bè, người thân đã từng sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng để nghe lời khuyên và góp ý. Với thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, Bạn cũng có thể dễ dàng tham khảo các đơn vị chuyển văn phòng trên internet.

Tiêu chí để nhận diện các đơn vị chuyển nhà uy tín, chất lượng:

  • Năm thành lập: Tuổi đời của công ty có ảnh hưởng rất lớn kinh nghiệm và chất lượng phục vụ của công ty
  • Xem đánh giá của khách hàng: Bạn có thể tìm Fanpage của các công ty chuyển văn phòng và xem đánh gía của khách hàng ở mục Reviews. Bạn sẽ phần nào biết được chất lượng dịch vụ của đơn vị chuyển dọn đó thông qua lời nhận xét, góp ý của khách hàng
  • Chính sách của đơn vị vận chuyển: chính sách bồi thường, chính sách về giá,…

Khi tìm được đơn vị chuyển văn phòng phù hợp, Bạn phải liên hệ và đặt lịch trước ít nhất 1 tháng

2.Quy trình chuyển dọn

  • Cung cấp thông tin

Bạn có thể liên hệ với các đơn vị chuyển dọn thông qua các số Hotline tư vấn hoặc tổng đài. Nhân viên tư vấn sẽ cập nhật thông tin để tư vấn, khảo sát và báo giá.

Nếu văn phòng của Bạn không có quá nhiều trang thiết bị, Bạn có thể liệt kê đồ đạc hoặc gửi hình ảnh, nhân viên tư vấn sẽ báo giá ngay cho Bạn.

Nếu Bạn cảm thấy quá phiền vì đồ đạc quá nhiều mà không thể liệt kê, Bạn có thể yêu cầu đơn vị vận chuyển đến văn phòng Bạn để khảo sát. Thời gian khảo sát sẽ do Bạn yêu cầu và không phải trả bất kì chi phí nào.

  • Khảo sát

Theo yêu cầu của Bạn, công ty chuyển văn phòng sẽ cử nhân viên qua khảo sát. Nhân viên khảo sát sẽ lập danh sách liệt kê thiết bị, hồ sơ, bàn, ghế,… đánh giá khối lượng đồ đạc và lên phương án đóng gói vận chuyển, địa điểm tập kết, số lượng người vận chuyển, trọng tải xe,…

Trường hợp tại địa chỉ mới địa hình khó khăn: hẻm nhỏ, xa, cầu thang lên các lầu (tầng) nhỏ, hẹp, thang xoắn ốc … Nhân viên khảo sát sẽ đến thực tế và lên phương án vận chuyển hợp lý nhằm tiết kiệm thời gian và các chi phí phát sinh khác của Bạn.

Từ những thông tin trên nhân viên khảo sát sẽ báo giá dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói trực tiếp hoặc Email cho Bạn.

  • Báo giá

Công ty sẽ báo giá chi phí chuyển văn phòng cho Bạn, bao gồm thông tin về vật tư, số lượng người vận chuyển.

Nếu doanh nghiệp tự tiến hành đóng gói, Bạn cũng có thể mua thùng carton từ các đơn vị chuyển dọn. Ngoài ra, Bạn có thể mua thùng carton ở các tiệm tạp hóa, tuy nhiên chất lượng thùng không đảm bảo để khuân vác đồ đạc nặng

  • Ký hợp đồng

Sau khi đồng ý mức giá thỏa thuận giữa doanh nghiệp của Bạn và đơn vị chuyển dọn, 2 bên sẽ tiến hành kí hợp đồng. Khi kí hợp đồng, Bạn cần đọc kỹ những thỏa thuận cam kết giữa 2 bên về thời gian, số lượng đồ đạc. Đặc biệt quan trọng chính là mục khiếu nại nếu xảy ra bất cứ sự cố hư hỏng hoặc mất mát đồ đạc của Bạn

  • Thực hiện vận chuyển
Nhân viên vận chuyển tiến hành tháo lắp, vận chuyển
Nhân viên vận chuyển tiến hành tháo lắp, vận chuyển

III- Chuẩn bị chuyển dọn

  • Chọn thời gian chuyển dọn phù hợp với công ty

Bạn nên chọn thời gian bắt đầu vào buổi sáng để quá trình chuyển dọn hoàn tất trong ngày, hạn chế trường hợp kéo dài ngày hôm sau, ảnh hưởng đến kế hoạch và công việc của doanh nghiệp. Ngoài ra việc xem ngày đẹp chuyển văn phòng cũng rất quan trọng, vì nó có thể ảnh hưởng đến tài vận của cả doanh nghiệp, thế nên cũng cần phải lưu ý

Bạn cũng nên chú ý các khung giờ trong ngày xe tải không được phép lưu thông để có kế hoạch hợp lý:

Sáng: 6:00-8:00

Chiều: 16:00-20:00

Vì thế, Bạn cần lên kế hoạch thật cẩn thận, để tránh rơi vào những khung giờ cấm tải trên.

  • Chuẩn bị giấy tờ cần thiết khi chuyển văn phòng

Trước khi chuyển văn phòng, Bạn cần hoàn tất các giấy tờ cần thiết như:

  • Xin phép tòa nhà chuyển đi và chuyển đến
  • Xin phép sử dụng thang máy.
  • Chấm dứt hợp đồng sử dụng wifi, điện, nước, bưu điện
  • Chấm dứt hợp đồng thuê nhà và những tiện ích khách đang sử dụng tại văn phòng cũ…

Đồng thời, Bạn cũng phải chuẩn bị thông báo với khách hàng, đối tác về việc chuyển địa chỉ văn phòng mới thông qua văn bản, website, báo chí, name card,..

  • Tổ chức các buổi hướng dẫn đánh dấu, đóng gói đồ đạc, cách bảo quản đồ dùng cá nhân

Đóng gói chuyển văn phòng
                                                      Hướng dẫn nhân viên cách đóng gói hồ sơ

Bạn phải thông báo với nhân viên về kế hoạch chuyển văn phòng thật chi tiết và cụ thể (thời gian chuyển, hướng dẫn đóng gói, câu hỏi thường gặp và trách nhiệm của nhân viên,…) nhằm tránh sự chậm trễ và thương tích có thể xảy ra cho nhân viên.

Trong trường hợp nhân viên tự đóng gói, Bạn hãy tổ chức một buổi hướng dẫn thực tế cho nhân viên về cách đóng gói, cách bảo quản vật dụng cá nhân, cách đánh dấu và phân loại hồ sơ,…để đảm bảo quá trình đóng gói khoa học và tiết kiệm thời gian.

  • Xác nhận với đơn vị vận chuyển

1-2 ngày trước khi tiến hành vận chuyển, Bạn cần nên liên hệ lại với đơn vị vận chuyển xác nhận lại về thời gian, những quy định ra vào của tòa nhà, chỗ đỗ xe, đảm bảo có đầy đủ vật tư để bao bọc bảo vệ các thiết bị điện tử,..

IV- Thực hiện chuyển dọn

NguyenloiMoving chuyển văn phòng
                                                             Giám sát nhân viên chuyển văn phòng
  • Vào ngày thực hiện chuyển dọn, Bạn phải cử người một đại diện điều hành và chịu trách nhiệm tất cả quá trình vận chuyển, đặc biệt chú ý các thiết bị điện tử
  • Trong ngày vận chuyển, lưu ý người chịu trách nhiệm chính luôn phải giữ liên lạc vì đơn vị vận chuyển và nhân viên có thể liên lạc bất cứ khi nào
  • Cần có một nhân viên hướng dẫn lại các điểm cần lưu ý trong quá trình chuyển dọn cho đơn vị chuyển dọn: đồ nào cần cẩn trọng, đoạn nào di chuyển hay va chạm gây hư hỏng…
  • Cần bố trí  ít nhất 2 nhân viên giám sát quá trình chuyển dọn, 1 nhân viên giám sát tại văn phòng, 1 nhân giám sát đầu xuống xe tải (Nếu có thêm điểm tập kết đồ đạc, phải cử thêm nhân viên giám sát tại điểm tập kết hàng hóa)
  • Cử nhân viên áp tải hoặc niêm phong, kẹp chì hoặc khóa thùng xe tải: Sau khi tất cả đồ đạc được chuyển lên xe tải, phải có nhân viên áp tải. Nếu không có nhân viên áp tải, Bạn phải chuẩn bị giấy niêm phong, hoặc kẹp chì để khóa thùng xe tải, nhằm đảm bảo đồ đạc không được dỡ xuống trước khi có sự chứng kiến của nhân viên.
  • Sắp xếp vận chuyển các phòng ban theo thứ tự. Nếu doanh nghiệp của Bạn có nhiều phòng ban, cần phải sắp xếp di chuyển lần lượt theo từng phòng, ưu tiên những phòng quan trọng
  • Tạo điều kiện thuận lợi mặt bằng giao nhận (chỗ đỗ xe lên xuống hàng).
  • Khi đến văn phòng mới, tập trung bố trí khu vực chính, những phòng có chức năng quan trọng, để họ có thể bắt đầu lại công việc ngay sau đó, tránh ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Đây có thể là bộ phận chủ chốt của doanh nghiệp, như phòng đại diện dịch vụ khách hàng hoặc các bộ phận chính đóng vai trò quan trọng trong việc kinh doanh của công ty, chẳng hạn như bộ phận sản xuất.
  • Cử nhân viên dọn dẹp văn phòng cũ. Văn phòng cũ cần để lại không gian cũ sạch sẽ như lúc ban đầu bạn chuyển vào. Bạn có thể phân công 1 nhóm nhân viên ở lại để tiến hành dọn vệ sinh.
  • Tiến hành sửa chữa hoặc điều chỉnh cần thiết tuân thủ các điều kiện thuê (dỡ cáp, trả lại các khu vực như điều kiện ban đầu, sửa chữa tường, sơn )
  • Trả lại tài sản cho chủ nhà hoặc chủ sở hữu tài sản văn phòng cũ (kí hiệu an ninh, giấy phép đậu xe, chìa khóa)
  • Kiểm kê đồ đạc và ký giấy xác nhận hoàn thành dịch vụ

Sau khi kiểm tra đầy đủ trang thiết bị vận chuyển đến văn phòng mới, Bạn sẽ ký vào giấy xác nhận hoàn thành dịch vụ. Trước khi tiến hành ký xác nhận, Bạn cần phải kiểm tra thật kỹ đồ đạc, không được ký nhanh cho xong việc vì nó có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình khiếu nại bồi thường sau này. Khi ký vào giấy xác nhận, đơn vị chuyển dọn sẽ không còn trách nhiệm bồi thường đối với việc mất mát hoặc hư hỏng đồ đạc của Bạn

IV- Sau khi vận chuyển

Sau khi đã vận chuyển xong, Bạn có thể đối mặt với một số tình huống như sau:

  • Phát hiện đồ đạc bị hư hỏng, mất mát

Nếu có phát hiện đồ đạc bị hư hỏng, mất mát trước tiên cần kiểm tra thật kỹ để xác nhận chính xác tình trạng đồ đạc của Bạn. Sau đó liên hệ với đơn vị chuyển dọn để có biện pháp giải quyết. Nếu có thể khắc phục, đơn vị chuyển dọn phải tiến hành sửa chữa, khắc phục. Nếu nghiêm trọng hơn, Bạn phải yêu cầu bồi thường như thỏa thuận trong hợp đồng

  • Hoạt động nào để nhân viên hòa nhập với chỗ làm mới

Nếu công ty của bạn đã được đặt ở một vị trí trong một thời gian, nhân viên sẽ có các điểm ăn uống yêu thích, quán cà phê và dịch vụ tiện ích gần đó. Để giúp quá trình hội nhập môi trường mới dễ dàng hơn cho nhân viên, Bạn hãy tạo một danh sách các doanh nghiệp địa phương nằm trong khu văn phòng mới, bao gồm nhà hàng, quán cà phê, phòng tập thể dục, trung tâm làm đẹp, tiệm giặt ủi và cửa hàng tạp hóa. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể cân nhắc nghỉ một buổi chiều để đến thăm khu vực mới với nhân viên của bạn.

Hãy để họ nhìn thấy không gian làm việc mới và dành chút thời gian tìm hiểu về môi trường mới. Điều này sẽ giúp nhân viên đỡ bỡ ngỡ khi phải đột ngột thay đổi môi trường làm việc.

Bạn cũng có thể tổ chức một buổi tiệc nhỏ để kết nối các thành viên với nhau.

Trên đây chính là những kinh nghiệm bổ ích khi chuyển văn phòng mới. Chúc Bạn sẽ có những trải nghiệm chuyển văn phòng thật thú vị!

Tổng hợp kinh nghiệm chuyển văn phòng từ A-Z không được bỏ lỡ
3 (2) votes
11:56 pm thuylinh