Mẫu thông báo chuyển văn phòng

Mẫu thông báo chuyển văn phòng dành cho doanh nghiệp

Chuyển văn phòng đến một địa điểm mới là một sự kiện khá quan trọng đối với công ty bạn. Vì vậy, đòi hỏi bạn phải chuẩn bị kỹ lưỡng và có kế hoạch rõ ràng những công việc cụ thể cần phải làm như thuê văn phòng, thủ tục chuyển địa chỉ, thuê dịch vụ chuyển,… Bên cạnh đó, bạn đừng quên một việc vô cùng đơn giản, đó chính là thông báo với các đối tác, khách hàng để thuận tiện cho việc hợp tác làm ăn.

Vì sao phải thông báo chuyển văn phòng, đối tượng là ai, vị trí như thế nào, mẫu thông báo chuyển văn phòng như thế nào cho đúng? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé!

Mẫu thông báo chuyển văn phòng
Thông báo chuyển văn phòng rất cần thiết khi doanh nghiệp chuyển địa điểm làm việc

Vì sao phải thông báo chuyển văn phòng?

Chuyển văn phòng là việc thay đổi địa chỉ văn phòng làm việc từ nơi này đến nơi khác. Vì vậy, địa chỉ văn phòng của công ty thay đổi, kéo theo đó cũng có thể hotline cũng thay đổi. Việc thông báo chuyển văn phòng giúp cho các khách hàng, đối tác biết được địa chỉ mới của công ty, dễ dàng liên lạc, hợp tác. Nếu bạn không thông báo chuyển văn phòng, các khách hàng trung thành và những đối tác tin cậy sẽ không thể biết được địa chỉ mới của công ty, phần nào khiến họ không được tôn trọng cũng như họ không thể tìm đến công ty để có bàn bạc, trao đổi. Thay vì đến công ty bạn để sử dụng dịch vụ, sản phẩm, những khách hàng đó sẽ đến một đơn vị cung cấp tương đương.

Đối tượng thông báo

Thông báo chuyển văn phòng hướng đến đối tượng là khách hàng và các đối tác làm ăn. Đây là 2 đối tượng quan trọng, quyết định đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Khách hàng là người thường xuyên mua các sản phẩm của công ty, sử dụng những dịch vụ và mang lại doanh thu cho công ty. Đối tác là những người hợp tác kinh doanh của công ty, có thể là cung cấp các nguyên vật liệu, các dịch vụ đi kèm cho công ty. Vì vậy, đây là hai đối tượng quan trọng mà bạn cần thông báo khi chuyển văn phòng đến nơi làm việc mới.

Ngoài ra, bạn cần thông báo cho chính quyền địa phương nơi địa chỉ cũ và mới để họ nắm rõ hoạt động của công ty. Gửi thông báo tới các sở ban ngành liên quan đến lĩnh vực hoạt động của công ty bạn cũng là việc không được bỏ quên

Vì sao cần thông báo chuyển văn phòng
Bảng thông báo giúp khách hàng và đối tác dễ dàng biết địa điểm văn phòng mới

Vị trí thông báo chuyển văn phòng

Hiên nay, công nghệ ngày càng hiện đại, việc thông báo chuyển văn phòng nhờ đó cũng ngày càng dễ dàng hơn. Có rất nhiều cách để có thể thông báo chuyển văn phòng như đăng trên website công ty, gọi điện, gửi mail hay là dán bản thông báo ở cửa văn phòng cũ,… Dù thông báo theo cách nào thì cũng cần đảm bảo thông tin này được chuyển đến tất cả các khách hàng và đối tác của bạn.

  • Đăng trên trang web: đây là cách hầu hết các công ty áp dụng bởi khi đăng lên website của công ty, các khách hàng, đối tác khi tra thông tin của công ty thì đều có thể xem được bản thông báo này. Hơn nữa, đăng lên trang web của công ty là cách thực hiện khá dễ dàng. Bạn có thể thuê thiết kế đồ họa để tạo tính thẩm mỹ và gây chú ý cho khách hàng và đối tác
  • Dán ở cửa: bên cạnh việc đăng lên trang web, để đảm bảo tất cả các đối tượng khách hàng và đối tác có thể nắm rõ được thông tin chuyển văn phòng của công ty, bạn nên dán bản thông báo chuyển văn phòng ở ngay cửa ra vào của công ty. Bản thông báo này yêu cầu như mẫu thông báo chuyển văn phòng, phải có chữ ký và dấu của người có quyền hành tại công ty. Khi dán ở cửa, khách hàng hay đối tác đi qua đều có thể nhìn thấy và biết rằng công ty bạn sắp chuyển sang địa điểm mới.

Ngoài ra, với những khách hàng quen thuộc, trung thành, bạn có thể thông báo chuyển văn phòng bằng cách gọi điện và gửi mail để thể hiện sự tôn trọng cũng như thông báo cho họ để họ biết được, tạo điều kiện thuận lợi cho việc làm ăn sau này.

Mẫu thông báo cơ bản cho khách hàng tham khảo

Mẫu thông báo chuyển văn phòng thì có khá nhiều. Tuy nhiên, khi xây dựng bản thông báo, bạn cần chú ý:

  • Thông tin trên tờ thông báo ngăn ngọn, xúc tích, dễ hiểu
  • Ghi rõ thời gian làm việc tại văn phòng mới
  • Ghi rõ địa chỉ mới và cũ
  • Thông báo có chữ ký và dấu của giám đốc

Dưới đây là mẫu thông báo chuyển văn phòng cho các bạn tham khảo:

CÔNG TY ……………..                CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN VIẾT TẮT CÔNG TY                             Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: …..                                                                            Ngày….tháng … năm ….

THÔNG BÁO

V/v: chuyển văn phòng giao dịch

Kính gửi: Quý khách hàng, đối tác, Cổ đông Công ty

Công ty ….. xin chân trọng thông báo đến quý khách hàng, đối tác và cổ đông về việc thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch kể từ ngày … tháng … năm … như sau:

Tên công ty

Văn phòng giao dịch cũ:

– Địa chỉ: ……

– Điện thoại: …..

– Fax: ….

Văn phòng giao dịch mới:

– Địa chỉ: …..

– Điện thoại: ….

– Fax: …..

Kể từ ngày … tháng … năm …, các giao dịch kinh doanh vui lòng xin gửi về địa chỉ trên. Mọi chức năng hoạt động và các thông tin liên quan khác của Công ty không thay đổi.

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của Quý khách hàng, đối tác, các cổ đông trong thời gian qua và hy vọng nhận được sự hợp tác, hỗ trợ chặt chẽ hơn trong thời gian sắp tới.

Trân trọng kính chào!

Nơi nhận:                                                                                                 GIÁM ĐỐC

– Như trên;

– Lưu VT.

Nếu công ty, văn phòng bạn đang có ý định chuyển văn phòng và cần có những thông tin về mẫu thông báo chuyển văn phòng thì đây chắc chăn là bài viết hữu ích dàng cho bạn.

 

Mẫu thông báo chuyển văn phòng dành cho doanh nghiệp
5 (1) vote
1:16 pm Nguyễn Văn Tới